辦公自動化管理系統是我(wǒ)公司在總結多年來在辦公自動化領域中(zhōng)的開(kāi)發經驗、實施經驗及項目經驗的基礎上推出的一(yī)套現代化辦公的通用軟件産品。以服務爲主旨、以現代化辦公和全面信息服務爲目标，綜合提煉客戶的需求，從客戶的辦公習慣和思路出發，提供良好的交互界面和應用平台。辦公自動化管理系統是一(yī)個将現代辦公思想和計算機、網絡、通訊、多媒體(tǐ)等技術高度集成化，以達到提高辦公效率、解決企業信息交流和大(dà)規模協同工(gōng)作，并爲企業領導和管理者提供有力的決策支持等目的。辦公自動化管理系統是企業辦公過程全面的信息解決方案。

1.系統思想

遍布全球的現代化企業決定着我(wǒ)們這個時代經濟、政治與文化的發展。而企業的管理觀念、方式和手段無疑會極大(dà)地影響企業的效率和效益。現代化的管理離(lí)不開(kāi)計算機，而幾乎所有的計算機辦公軟件都冠以"辦公自動化"的名字。然而，越來越多的有識之士在企業向更大(dà)、更高規模發展的道路上，感到了這個概念正在漸漸成爲企業發展的約束。管理是約束還是爲"人"服務？工(gōng)作中(zhōng)起根本作用的是計算機還是人？辦公軟件是目的還是手段？――海立信公司提出：辦公并不需要自動化，辦公也無法自動化；辦公僅需要計算機在溝通、協調、控制上提供輔助手段。

（一(yī)） 辦公與OA

什麽是辦公？――這是個最基本的問題。我(wǒ)們認爲：辦公就是管理。管理的概念，應該是爲"人"服務，是爲了更高效地給辦公者提供一(yī)切必要的信息和手段，而不是約束。計算機的所有功能其終極目的都應該是令使用者得到信息，得到便利。而辦公自動化軟件就是實現這目的的手段。什麽是OA？――對OA，傳統的解釋認爲OA是辦公自動化："Office Automation"。但是我(wǒ)們認爲從更深一(yī)層的角度來講，OA應該是辦公管理："Office Administration"。辦公不是一(yī)個機械的過程--機械過程需要自動化，也能夠自動化；而辦公是管理，是以人爲核心的管理--管理不需要自動化，也無法自動化。辦公就是管理，管理的核心是人，所以提高辦公效率不能依靠自動化，而應提高人的主觀能動性。OA應該爲人們在辦公管理的過程中(zhōng)提供溝通、協調、控制的輔助手段，實現管理規範化，即業務規範化和信息規範化。

（二） 3C―溝通、協調、控制

· 溝通(Communication)

溝通是員(yuán)工(gōng)之間協同工(gōng)作的基礎，良好的交流環境和靈活的交流手段可以使員(yuán)工(gōng)之間方便的進行工(gōng)作交流和問題讨論。

· 協調(Coordination)

· 控制(Control)

控制是工(gōng)作圓滿完成的指導和保證，完善的監督控制手段可以使領導能夠全面了解各項工(gōng)作的進展情況，控制各項工(gōng)作的進度和質量，保證工(gōng)作圓滿完成。

（三） 目标

辦公自動化管理系統的目标是3C，即爲溝通、協調和控制，提供有效手段，使企業/單位能夠良好、高效、低成本的運行。内部各員(yuán)工(gōng)之間靈活的相互交流，方便的協同工(gōng)作，以及領導對各項工(gōng)作的監督和控制。

同時，通過辦公自動化管理系統，将有利于管理規範化和服務全面化。管理規範化包括業務規範化和信息規範化。通過3C，将在管理上優化辦公過程、優化信息結構，即幫助實現管理的規範化。管理的規範化包括業務規範化和信息規範化。通過業務規範化，将幫助改造和完善現在正渴望吸取科學管理思想的辦公管理業務及其流程；通過信息規範化，将提出更多、更新的信息需求，并幫助歸納信息、減少信息的重複和不一(yī)緻。通過加強交流，将爲單位内部和外(wài)部（包括客戶）提供更多的服務。主要包括三個方面：内部信息服務、内部信息對外(wài)服務、獲取外(wài)部信息服務。同時，這種信息與服務的交流并不隻限于單位内部，通過加強與其他單位或企業的交流與協作，将獲得越來越多的信息與服務，良性循環将使所有人獲得收益。

2.系統特點

· 全面支持浏覽器應用

客戶端全面支持浏覽器，用戶可以通過浏覽器得到各種信息服務，極大(dà)地适應了用戶在不同環境和條件下(xià)的使用需求。

· 完善的安全機制

提供口令驗證、加密、權限控制、電子簽名等安全機制，可以将數據訪問及讀寫權限控制到每一(yī)個操作對象（如：數據庫、文檔、視圖、表單、域等），給每一(yī)個用戶分(fēn)配相應的工(gōng)作權限。

· 與系統平台、數據庫平台保持無關性

可運行在幾乎任何操作系統平台上，對于不同廠家和版本的操作系統都有很好的支持，方便的接口工(gōng)具可與各種類型的數據庫進行數據交換。

· 對象存儲，全文檢索

基于文檔型數據庫平台的客戶/服務器結構，對非結構化信息的管理具有很強的能力，完善解決全文檢索、文件版本管理、不同格式電子文檔、文檔長度限制等問題。

· 支持多協議電子郵件

爲每一(yī)個用戶建立自己的電子郵件信箱，并且可以與其它常見的郵件機制很好的集成，方便用戶與外(wài)界的交流與協作。

· 靈活的設置，良好的适應性

在總體(tǐ)設計時充分(fēn)考慮系統的靈活适應性和可擴充性，使系統可以适應不同機構之間辦公工(gōng)作上的差别。系統還特别考慮了企業在發展過程中(zhōng)所發生(shēng)的部門機構調整、需求變動等情況，使系統具有良好的可擴展性。

3.技術框架

知(zhī)識庫：支撐辦公系統及其他信息系統的信息資(zī)源。

應用構件：一(yī)個可以獨立存在、并可以組裝的辦公應用。

功能構件：一(yī)個可以獨立存在、并可以組裝的辦公功能。

中(zhōng)間件：實現特定功能的基礎元素。

信息通道：将用戶待處理或已處理的信息加工(gōng)，并送到相應的應用構件。

用戶工(gōng)作平台：用戶完成信息處理和查看的個人環境。

４.系統功能

辦公自動化管理系統的功能包括：

· 通訊系統：包括,單位通知(zhī)、收發郵件、系統内部消息、通訊簿以及個人設置（綁定個人郵箱、密碼、系統提醒等）。

· 日常工(gōng)作管理：用戶可以設置自己的日程、計劃安排，以及書(shū)寫工(gōng)作日志(zhì)、工(gōng)作彙報，還有會議模塊，用戶可以發起會議并可以以短信或者郵件的形式通知(zhī)出席人，還可以打印簽到表，編寫會議紀要等。

· 工(gōng)作流程管理：包括，流程設置（用戶可以自己設計表單以及流程）、印章管理。

· 公文管理：管理單位收發的公文，可以郵件轉發以及存檔。

· 文檔管理：包括單位公共文檔以及個人文檔。用戶可以自己設置文件夾、在線或者本地上傳文檔并支持在線編輯，這裏還有回收站以保留用戶不小(xiǎo)心删除的文檔。類似于目前比較流行的網盤。

· 組織機構：這裏是單位的具體(tǐ)組織情況，以單位而定。

· 項目管理：在這裏可以查看項目的進度信息、查詢報表以及合同信息。

·系統管理：用戶可以在這裏設置用戶角色、系統日志(zhì)、紅頭文件、系統菜單以及設置文件格式等。

4-1 辦公管理

"辦公管理"是辦公信息系統中(zhōng)最主要的組成部分(fēn)。系統具有很強的适應能力和靈活性，如：公文流程、角色的定義，痕迹的保留；簽報流程、模闆的定義；檔案資(zī)料全面靈活的管理；會議管理對多會議室、多議程、多時間段的支持；對信訪的登記、分(fēn)發和跟蹤；對車(chē)輛、圖書(shū)、辦公設備、固定資(zī)産等資(zī)源的維護和利用。另外(wài)，利用辦公管理中(zhōng)的某些業務模型，可以實現更多的功能，例如：辦公室秘書(shū)處的機要文件管理，文書(shū)檔案處的收發室管理，辦公設備、圖書(shū)、固定資(zī)産、基建房産的管理，等等。